La comunicación más eficaz dentro de una organización continua siendo de lejos la palabra escrita, pero como podemos ser eficientes si debemos documentar todo lo que comunicamos? vale la pena sacrificar tiempo y recursos documentando todo lo que hablamos?
Recuerdo cuando mi mama abrió por primera vez un correo electrónico, a la semana me llamaba emocionada pues un pariente lejano había muerto en Johannesburgo y el banco tenía un millón de libras esterlinas (su equivalente) para entregarle de inmediato, solo que requería 500 dólares para comenzar el proceso, “fácil mamá “ le decía yo, “Dile que se cobre del millón los US$500 y que le das una propina de US$200 por las molestias”, ahora, convencerla que era un SCAM no era fácil, me tocaba recurrir al árbol genealógico de su familia, sus antepasados (y ella) son de Cartago (No de la República cartaginesa, Cartago…. Valle ), ahora, las posibilidades de que un pariente desconocido haya emigrado al Sur de Africa a montar un taller de camisas de lino o una franquicia de manjar blanco y volverse millonario sin avisar hasta su muerte era parte de mi argumento para convercerla que la querían “Tumbar”.
No es tarea fácil para su generación entender que la palabra escrita NO es verdad, en su generación la palabra escrita en forma de contratos, letras y hasta cartas de amor tenían un significado profundo y verdadero, básicamente lo que quedaba por escrito era inamovible, ya de hecho muchos de los contratos de la época se hacían de palabra (verbal), entonces al documentarlos quedaban sobre piedra.
Ahora es otra historia, hoy en día leemos cualquier cantidad de cosas que lo escrito ha pasado a ser sub valorado, la mitad de lo que leemos ya bien puede ser mentira, y la otra no nos interesa, en un mundo donde compramos libros digitales a 1 dólar lo escrito a perdido el valor que en otros tiempos conservaba.
Esto ha impactado fuertemente a las empresas, al perder valor lo escrito por su informalidad, lo verbal toma un nuevo rol. Pero cuanta información verbal se maneja en 8 horas diarias?. Los reprocesos mas complejos en cualquier empresa son por interpretar de manera equivocada los requerimientos o solicitudes de los grupos de interés, “Yo entendí que habías dicho esto” , “No, yo no te dije eso” es parte del día a día en las oficinas de hoy, como lo escrito esta subvalorado, lo dejamos en lo verbal, pero las palabras dichas tienen un grave problema: se las lleva el viento.
Pero ahora volvamos al encabezado de este Blog, vale la pena destinar todo ese tiempo y recursos documentando todo lo que hablamos? yo creo que si, de lejos!, me explico: puede llegar a ser desgastante documentar todo lo que acordamos en una organización, de hecho puede hasta ser agobiante estar solicitando que todo lo que conversamos sea documentado, pero estoy completamente seguro que los reprocesos que implica no hacerlo tienen un impacto mucho mayor en los recursos y en el tiempo que su simple documentación. No atender de manera correcta un requerimiento puede tomarnos horas y hasta días de trabajo adicional, mientras que el simple hecho de documentarlo no solo genera un entendimiento claro entre las partes sino que compromete a cada una de las mismas a ser responsables de lo escrito.
Creo que debemos devolverle a la palabra escrita el mérito que merece, debemos tener canales de comunicación claros, simplemente lo denomino la documentación como parte de la comunicación estratégica dentro de la organización. Ah! y debemos aprender de los gringos, que escriben como hablan, sin tanto adorno ni formalidades, de esta manera puede ser mas eficiente documentar conversaciones sencillas pero claves a la hora de generar tareas y actividades dentro de la organización.
Nota: Respecto a los canales para hacerlo existen una cantidad de programas que nos permiten de manera organizada y simple documentar requerimientos ya sea por proyecto o por equipos, haciendo la vida mucho mas fácil sin perdernos en un mar de correos electrónicos, Chats de Wassap o aburridas actas o informes impresos, solo es cuestión de buscar el canal adecuado para cada organización.
Felipe Hurtado
Director Ejecutivo
Vika Solutions.
